Pengertian Invoice dan Cara Membuat Invoice yang Efektif

Invoice adalah dokumen yang penting dan harus disiapkan oleh perusahaan, baik perusahaan skala kecil maupun besar. Karena pentingnya itu, perusahaan harus menyiapkan invoice, untuk berjaga – jaga karena perusahaan belum mengetahui tipe transaksi seperti apa yang akan terjadi.

Sumber: https://www.vertex42.com/ExcelTemplates/invoice-assistant.html

Namun sayangnya, banyaknya invoice belum tentu memperlancar arus kas perusahaan. Karena ada saja pembeli yang telat melakukan pembayaran. Hal ini tidak bisa disalahkan hanya dari pihak pembeli saja, tapi juga pihak perusahaan, yang mana kemungkinan memiliki kesalahan dalam pembuatan invoice.

Invoice adalah dokumen penting, jika tidak dibuat dengan baik maka akan menimbulkan kesalahan baik bagi perusahaan maupun pelanggan atau pembeli. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk membuat invoice secara efektif.

Di artikel ini akan membahas mengenai cara membuat invoice yang efektif. Namun sebelumnya, perlu kita ketahui pengertian serta fungsi dari invoice tersebut.

Pengertian Invoice adalah

Invoice adalah dokumen penting sebagai bukti atas transaksi kredit yang dilakukan antara penjual dan pembeli. Invoice adalah dokumen yang nantinya digunakan sebagai bukti kuat penagihan apabila pembeli tidak melakukan pembayaran setelah tempo waktu tiba.

Karena termasuk dokumen penting, invoice dibuat tidak hanya satu lembar saja, melainkan dibuat rangkap tiga lembar. Lembar pertama digunakan sebagai bagian penjualan, lembar kedua digunakan bagian keuangan, sementara bagian selanjutnya untuk pembeli.

Dengan demikian, semua pihak memiliki salinan bukti atas transaksi yang terjadi. Sehingga, jika ada hal – hal yang tidak diinginkan atau kesalahpahaman di kemudian hari, bukti invoice ini dapat digunakan.

Fungsi Invoice adalah

Sumber: https://templates.office.com/en-us/invoices

Invoice adalah dokumen penting yang memiliki berbagai fungsi, tergantung juga pada pihak – pihak yang menerima invoice. Bagi perusahaan, invoice digunakan sebagai arsip bukti adanya transaksi antara perusahaan dengan pembeli.

Bagi departemen keuangan, fungsi invoice adalah sebagai rujukan pembukuan, sehingga transaksi tetap tercatat dan arus kas pun tercatat dengan baik. Bagi bagian penjualan, fungsi invoice adalah sebagai alat penagihan bagi pembeli yang telat melakukan pembayaran.

Cara Efektif Membuat Invoice adalah

Supaya memudahkan dapat pemahaman, invoice adalah dokumen yang harus dibuat secara baik dan efektif. Hal ini dimaksudkan supaya tepat sasaran dan mudah dimengerti oleh pihak yang bertransaksi, terutama bagi pembeli. Supaya tidak menimbulkan salah persepsi.

Berikut ini akan dijelaskan cara efektif membuat invoice adalah sebagai berikut:

  1. Buat Invoicedengan Template yang Baik

Supaya mudah dimengerti, buatlah template invoice yang baik. Tujuannya supaya pembeli mudah memahami dan mengidentifikasi produk yang akan dibeli. Pihak perusahaan dapat mengatur kolom sedemikian rupa sehingga muat untuk menuliskan keterangan produk, seperti nama produk, jumlah, ukuran, serta harga tiap produk.

  1. Sertakan Logo Perusahaan

Logo perusahaan penting disertakan, supaya membuat pembeli lebih percaya dengan perusahaan. Selain itu, pembeli akan mudah ingat dengan invoice perusahaan apalagi logo yang ditampilkan terlihat mencolok.

  1. Buat Jangka Waktu Pembayaran Lebih Cepat

Jika perusahaan menghendaki pembayaran dalam 30 hari, sebaiknya jangan tulis jangka waktu pembayaran 30 hari pada invoice. Sebaiknya, sertakan jangka waktu yang lebih singkat, misalnya 2 minggu lebih awal dari jangka waktu yang seharusnya.

  1. Buat Metode Pembayaran yang Fleksibel

Salah satu kendala dalam pembayaran adalah metode pembayaran yang rumit. Sebaiknya, perusahaan juga menyediakan berbagai opsi untuk memudahkan pembeli memilih mana pembayaran yang dirasa lebih mudah.

Itulah pengertian invoice dan cara membuat invoice yang efektif. Selamat mencoba!

Leave a Comment