Pembahasan Procurement Management

Colleagues working on a project and discussing details. Free Photo

pengantar
Saat ini, organisasi yang berbeda menggunakan berbagai teknik manajemen untuk menjalankan fungsi departemen mereka secara efisien. Manajemen pengadaan adalah salah satu bentuk manajemen, di mana barang dan jasa diperoleh dari organisasi atau perusahaan yang berbeda.

Semua organisasi berurusan dengan bentuk manajemen ini di beberapa titik dalam kehidupan bisnis mereka. Cara pengadaan dilakukan dan perencanaan proseslah yang akan memastikan semuanya berjalan lancar.

Tetapi dengan banyak teknik manajemen lain yang digunakan, adakah alasan khusus untuk menggunakan bentuk manajemen khusus ini untuk memperoleh barang dan jasa? Ya, ini adalah salah satu pertanyaan yang sering diajukan terkait Procurement management.

Manajemen pengadaan dikenal untuk membantu organisasi menghemat banyak uang yang dihabiskan saat membeli barang dan jasa dari luar. Ini juga memiliki beberapa keunggulan lainnya.

Bagaimana Manajemen Pengadaan Bekerja?
Berikut adalah empat area kerja utama yang menjadi perhatian terkait dengan Procurement management. Poin-poin berikut harus dipertimbangkan setiap kali proses pengadaan dilibatkan:

Tidak semua barang dan jasa yang dibutuhkan bisnis harus dibeli dari luar. Karena alasan inilah sangat penting untuk mempertimbangkan pro dan kontra pembelian atau penyewaan barang dan jasa tersebut dari luar.

Anda perlu bertanya pada diri sendiri apakah dalam jangka panjang akan hemat biaya dan apakah itu benar-benar diperlukan.

Anda perlu memiliki gagasan yang baik tentang apa yang sebenarnya Anda butuhkan dan kemudian mempertimbangkan berbagai opsi dan alternatif. Meskipun mungkin ada beberapa pemasok, yang menyediakan barang dan jasa yang sama, penelitian yang cermat akan menunjukkan kepada Anda siapa dari pemasok ini yang akan memberi Anda kesepakatan terbaik untuk organisasi Anda.

Anda pasti dapat meminta beberapa jenis penawaran untuk kebutuhan Anda oleh vendor ini dan menggunakan kriteria pemilihan untuk memilih penyedia terbaik.

Langkah selanjutnya biasanya adalah meminta tawaran. Selama tahap ini, pemasok yang berbeda akan memberi Anda penawaran harga.

Tahap ini mirip dengan memilih proyek, karena Anda perlu mempertimbangkan kriteria yang berbeda, selain hanya biaya, untuk akhirnya memutuskan pemasok mana yang ingin Anda pilih.

Setelah proses evaluasi, Anda akan dapat memilih pemasok terbaik. Anda kemudian perlu melanjutkan ke langkah membahas apa yang harus dimasukkan ke dalam kontrak. Ingatlah untuk menyebutkan semua persyaratan pembiayaan bagaimana Anda ingin melakukan pembayaran, dan seterusnya, untuk mencegah kebingungan yang timbul di kemudian hari, karena kontrak ini akan mengikat.

Ingatlah selalu bahwa sangat penting untuk menjaga hubungan baik dengan pemasok. Ini termasuk membuat kesepakatan yang keduanya akan memuaskan. Ini membantu keberlanjutan bisnis Anda serta bisnis pemasok.

Empat langkah sederhana ini akan membantu Anda memperoleh barang dengan mudah dan cepat tanpa banyak kerumitan, tetapi selalu membutuhkan pertimbangan yang cermat di setiap tahap.

Membuat Proses Bekerja Secara Efisien
Untuk memastikan bahwa semuanya berjalan dengan baik sampai akhir, Anda harus melacak kemajuan pengadaan. Ini berarti bahwa Anda harus terus memeriksa pemasok untuk memastikan bahwa mereka mematuhi persyaratan kontrak dan akan dapat memasok Anda dengan barang dan jasa sebelum tenggat waktu.

Jika ada ketidaksesuaian atau masalah apa pun, Anda harus selalu memberi tahu pemasok melalui metode komunikasi yang diputuskan pada saat membuat kontrak.

Organisasi harus selalu mau dan terbuka terhadap perubahan. Ini terkait dengan semua perubahan yang diperlukan untuk memastikan efisiensi proses. Perubahan tersebut bisa berupa kemajuan teknologi bahkan perubahan tenaga kerja, antara lain perubahan.

Dalam hal teknologi, peralatan dan mesin baru yang diperlukan untuk menangani barang-barang ini mungkin perlu dibeli.

Demikian pula, terkait dengan tenaga kerja, Anda perlu mempekerjakan pekerja, yang sangat terampil dan terlatih dalam berurusan langsung dengan pemasok.

Itu selalu yang terbaik bagi sebuah organisasi untuk memiliki tim yang berbeda di dalam yang mengkhususkan diri pada bidang yang berbeda. Ini akan membuat Procurement management lebih mudah. Setiap tim kemudian dapat menangani bidang pembelian yang relevan dan juga akan memiliki keahlian yang dibutuhkan. Misalnya, mereka yang memiliki pengalaman membeli mesin mungkin tidak memiliki keterampilan yang sama dalam hal mendapatkan layanan tertentu dari organisasi lain.

Kesimpulan
Namun perlu diingat bahwa sistem Procurement management ini harus berjalan secara efisien dan lancar agar semua manfaat dapat diperoleh. Oleh karena itu, kuncinya adalah sistem yang efisien serta pemasok dan sumber daya yang tepat.

Untuk tujuan Procurement management, harus ada tim yang terdiri dari individu-individu yang sangat terlatih, jika Procurement management memainkan peran kunci.

Sebagai contoh, rumah sakit harus memiliki tim pengadaan yang berdedikasi dan harus menggunakan teknik dan alat Procurement management yang kuat.

Leave a Comment